策劃新品發(fā)布會的具體事項 廣州會議策劃主持人
一、發(fā)布會環(huán)節(jié)構(gòu)成
常見的環(huán)節(jié)可能有以下幾個部分：領(lǐng)導(dǎo)開場介紹、核心產(chǎn)品演講、嘉賓分享、啟動儀式、圓桌討論和抽獎環(huán)節(jié)等。根據(jù)整個發(fā)布會的規(guī)模、資源優(yōu)勢以及側(cè)重，一場發(fā)布會可以是由其中的一個或者某幾個環(huán)節(jié)構(gòu)成。
1、設(shè)置發(fā)布會環(huán)節(jié)注意事項
（1）最需要考慮的是如何巧妙地介紹自身產(chǎn)品；
（2）需要考慮發(fā)布會的亮點；
（3）發(fā)布會環(huán)節(jié)不宜過長，環(huán)節(jié)需要有所側(cè)重。發(fā)布會整體時長最好控制在4小時以內(nèi)，否則時間太長，臺下觀眾的注意力也不會太集中，觀眾容易流失。而且時間太長，主辦方需要考慮是否給參會人員供餐，從而增加發(fā)布會的復(fù)雜度和成本。在一些重要環(huán)節(jié)上，比如介紹新產(chǎn)品，可以設(shè)置較多時間，對于不太重要的環(huán)節(jié)，如開場演講，10-15分鐘，點到為止即可。
最終，將發(fā)布會的環(huán)節(jié)確定后，制成一個發(fā)布會流程表。幾點幾分到幾點幾分，分別是什么環(huán)節(jié)。該表可以用于當(dāng)天的環(huán)節(jié)控制，也可以用于通知參會人員當(dāng)天活動安排。
二、發(fā)布會嘉賓
發(fā)布會嘉賓的重要性不言而喻。如果一場發(fā)布會，有足夠重量的大咖出席，絕對可以令這場發(fā)布會增色不少。往往有很多參會觀眾，也是沖著活動嘉賓的分享來的。
常見的發(fā)布會嘉賓可以分為兩種，一種是行業(yè)領(lǐng)袖，另一種是明星人物。行業(yè)領(lǐng)袖，一般也就是行業(yè)內(nèi)頂尖影響力的人物，這些嘉賓的分享，往往能提高發(fā)布會的層次和含金量。而明星人物的出席，則會非常大地提高發(fā)布會人氣。不過綜合成本與效果來看，一般請行業(yè)領(lǐng)袖，往往影響更聚焦，效果會更好。
挑選活動嘉賓時，第一個要注意嘉賓本身的形象內(nèi)涵與此次發(fā)布會的整體搭配，從而達到相得益彰的效果。第二個，需要注意一次多邀請幾個備選嘉賓。因為一次發(fā)布會往往準(zhǔn)備時間較長，不排除有的嘉賓因時間沖突，無法正常出席。所以一定要準(zhǔn)備好嘉賓備選方案。非常時機，男二號也是可以充當(dāng)男主角的。
三、發(fā)布會宣傳線
想讓發(fā)布會的影響力更大，宣傳工作尤為重要。按發(fā)布會宣傳節(jié)奏一般分為預(yù)熱期、舉辦期和延續(xù)期，基本上也就是會前、會中和會后環(huán)節(jié)。確立發(fā)布會宣傳的時候，我們首先要了解此次召開發(fā)布會召開的目的和背景，此次參會人員的特點和痛點，從而定下整體傳播策略，這個策略可以與發(fā)布會主題完全一致，也可以是在發(fā)布會主題基礎(chǔ)上做的一些延伸。
1、預(yù)熱期宣傳（發(fā)布會正式召開的前一周）
所有的宣傳活動，都分為線上宣傳、線下宣傳或者二者的結(jié)合。預(yù)熱期的宣傳也是這樣的，而為了達到四兩撥千斤的效果，預(yù)熱期更側(cè)重線上宣傳。常規(guī)的線上預(yù)熱宣傳包括創(chuàng)意H5宣傳、倒計時海報宣傳、病毒視頻宣傳、邀請函宣傳等方式。線下宣傳包括戶外廣告、樓宇廣告、報紙廣告等。
（1）創(chuàng)意H5宣傳：充滿創(chuàng)意的H5，永遠是人們樂于分享和刷屏的經(jīng)典素材。而制作這類H5，難點就在于創(chuàng)意的展現(xiàn)。有時候一個H5做得好的話，整個預(yù)熱期就不需要做其他宣傳了；
（2）倒計時海報宣傳：近年來，倒計時海報宣傳，幾乎成了各個互聯(lián)網(wǎng)公司召開發(fā)布會的宣傳標(biāo)配。無外乎倒計時海報具有吊人胃口，方便宣傳轉(zhuǎn)發(fā)，且成本低廉的特點；
（3）病毒視頻宣傳：正所謂“字不如表，表不如圖，圖不如視頻”，視頻內(nèi)容本身易于接受和理解的特點，往往能帶來更好的傳播效果。但是拍攝病毒視頻，往往也是需要較大成本和較長的周期，不適合籌辦發(fā)布會的時間特別緊張的情況下使用。拍攝一則有創(chuàng)意的病毒視頻，比如走溫情路線，或者走搞笑路線等，表現(xiàn)優(yōu)秀的話，最后還能成為認為網(wǎng)友討論的熱點話題；
（4）邀請函宣傳：一個新穎獨特的邀請函，往往也是一個宣傳亮點。因為邀請函就是參會的門票，如果邀請函做得有趣，參會人員往往會在社交圈里秀出來；
（5）線下宣傳：常規(guī)的線下宣傳包括戶外廣告、樓宇廣告、報紙廣告等，但為了時效性和成本考慮，更多發(fā)布會主辦方一般會考慮用創(chuàng)意全版報紙廣告的形式進行宣傳，一般選擇在發(fā)布會召開城市的當(dāng)?shù)赜绊懥^大的報紙投放廣告。
2、舉辦期宣傳（發(fā)布會召開前后三天進行，包括發(fā)布召開倒數(shù)第一天，發(fā)布會舉辦當(dāng)天和發(fā)布會結(jié)束后第一天。）
這個期間主要的宣傳側(cè)重點，就是流露部分發(fā)布會的重要看點內(nèi)容。因為之前有了預(yù)熱期的鋪墊，整個發(fā)布會的參會人數(shù)也有基本保證。舉辦期常見的宣傳方式有大咖站臺宣傳、視頻宣傳、直播宣傳等。
（1）大咖站臺宣傳:指的就是此次參會嘉賓，為發(fā)布會做出的站臺宣傳。可以是簡短的視頻的形式，也可以是創(chuàng)意人物海報的形式。在視頻中，常見的場景就是，某個大咖手持話筒，念出“我是XXX，我在xxx發(fā)布會等你”等類似宣傳文案。創(chuàng)意海報，則是選用大咖的高清照片，附帶一句邀請語，表示這些大咖也會參加此次發(fā)布會；
（2）視頻宣傳:指的是此次發(fā)布會中，有關(guān)新品介紹的視頻，可以提前在各個渠道進行宣傳；
（3）直播宣傳:發(fā)布會的場地往往有限，但是直播卻能將發(fā)布會的影響范圍延伸擴大，讓那些不能到達現(xiàn)場的觀眾，也能同步欣賞發(fā)布會。直播宣傳包括視頻直播、音頻直播和互動式直播。常見的視頻直播，也就是目前各大視頻網(wǎng)站的直播，如優(yōu)酷、愛奇藝、騰訊視頻等。音頻直播就是一些常見的在線電臺APP，如喜馬拉雅FM、蜻蜓FM等。以上這些直播基本是實時傳輸畫面或聲音，缺少互動。因此近兩年，在發(fā)布會上進行互動式直播也悄然流行起來。常見的互動式直播，就是主辦方邀請一群網(wǎng)紅，坐在發(fā)布會臺下，直播發(fā)布會動態(tài)，并且實時與粉絲互動交流，介紹發(fā)布會最新進展。
3、延續(xù)期宣傳(在發(fā)布會結(jié)束后的一周內(nèi)繼續(xù)宣傳，主要進行3方面的宣傳)
（1）宣傳發(fā)布會通稿，在各大媒體網(wǎng)站進行宣傳；
（2）邀約一些KOL（意見領(lǐng)袖）進行寫稿，分享對發(fā)布會的思考，俗稱KOL的軟廣；
（3）邀請一些記者報道，對公司或者負責(zé)人進行專訪和深度報道，揭秘一些公司發(fā)布會背后的精彩內(nèi)容。
需要注意的是，發(fā)布會通稿往往是在發(fā)布會開始前就準(zhǔn)備好的內(nèi)容，突出了此次活動亮點以及一些嘉賓精彩發(fā)言，用于再次傳播發(fā)布會的精神內(nèi)涵。
對KOL進行約稿，一般都會找一些與產(chǎn)品匹配度比較高，且參加過發(fā)布會的KOL，進行各種維度的約稿，讓其以行業(yè)觀察者或用戶的身份對公司新品進行一次宣傳。
四、發(fā)布會資源落地線
發(fā)布會資源的落地，主要分為3類，人的準(zhǔn)備、物料的準(zhǔn)備和場地的準(zhǔn)備。
1、人的準(zhǔn)備（3種）
（1）參會嘉賓的確定，直至嘉賓正常出席發(fā)布會；
（2）參加此次發(fā)布會的觀眾，需要從宣傳到報名結(jié)束，保證此次發(fā)布會的參與人數(shù)；
（3）活動現(xiàn)場的工作人員，現(xiàn)場人員的分工，各司其職，保證發(fā)布會活動的順利召開。
嘉賓的確定，往往需要在策劃發(fā)布會環(huán)節(jié)就開始對嘉賓進行邀約，并且隨時確定嘉賓的排期與動態(tài)，最好能有專人維護對接，直至對方出席發(fā)布會現(xiàn)場。因為一般大咖的時間排期都會比較滿，在一對一對接的情況下，首先能與嘉賓保持密切聯(lián)系，顯示主辦方對活動嘉賓的重視。其次也是為了持續(xù)確認嘉賓的時間安排，保證嘉賓按時到場。發(fā)布會觀眾的招募，也需要在策劃發(fā)布會前就開始進行，且在預(yù)熱期結(jié)束時，就必須完成發(fā)布會觀眾的招募工作。按照以往經(jīng)驗，招募觀眾的數(shù)量，最好大于實際現(xiàn)場能容納的參與人數(shù)。因為當(dāng)天極有可能部分觀眾因各種原因無法參加活動，即使各位觀眾都按時到場了，我們也可以營造現(xiàn)場一種高朋滿座、人氣爆棚的現(xiàn)場氛圍。發(fā)布會工作人員的確定，需要在發(fā)布會預(yù)熱期結(jié)束前確定好。最好列一個分工事項表和負責(zé)人聯(lián)系表。將工作職責(zé)分配到人，專人專崗。并且部分工作人員有緊急問題時，隨時可以聯(lián)系相關(guān)負責(zé)人，協(xié)助解決。
2、物料的準(zhǔn)備
（1）發(fā)布會前期的宣傳物料，如之前說的邀請函，創(chuàng)意視頻等；
（2）發(fā)布會當(dāng)天參會人員的伴手禮以及嘉賓禮物；
因為這些物料都需要一定的制作周期，比如視頻，需要經(jīng)歷腳本文案的確定，拍攝，剪輯，最終成片等過程。禮品的制作需要經(jīng)過挑選，打樣，批量制作，運送等過程。每一種物料的確認，一般都還需要公司領(lǐng)導(dǎo)的拍板。因此整個周期非常長，物料準(zhǔn)備的截止時間，就是預(yù)熱期結(jié)束時，也就是說，發(fā)布會前一天，所有的物料，必須全部準(zhǔn)備到位。
3、場地的準(zhǔn)備
（1）策劃發(fā)布會階段，需要挑選合適的活動場地；
（2）發(fā)布會召開前夕，發(fā)布會現(xiàn)場需要布置完畢。
常見的發(fā)布會場地，按照人數(shù)規(guī)模不同，一般分為酒店、會議中心和體育場館。在確定發(fā)布會場地時，需要綜合考慮場地的檔次標(biāo)準(zhǔn)、交通條件、人數(shù)規(guī)模、整體價格、場地排期等因素，挑選出一個性價比最合適的場地。在布置發(fā)布會現(xiàn)場時，需要提前設(shè)計布置方案，合理規(guī)劃發(fā)布會現(xiàn)場的各個區(qū)域，包括檢票區(qū)、活動會場、互動展示區(qū)等，活動會場又分為領(lǐng)導(dǎo)席、嘉賓席、媒體記者席、普通觀眾席等。還有現(xiàn)場各個宣傳元素，這些也需要考慮好。
綜上，當(dāng)我們考慮周全并執(zhí)行了一整套的發(fā)布會籌辦內(nèi)容后，包括3個核心和兩條線：發(fā)布會主題、發(fā)布會當(dāng)天活動環(huán)節(jié)和發(fā)布會嘉賓、發(fā)布會宣傳線和發(fā)布會資源落地線。此次發(fā)布會的籌辦就基本準(zhǔn)備完畢了。仔細發(fā)現(xiàn)，我們完成由內(nèi)而外，從核心到整體的籌辦工作。這樣的一個思路，對除了舉辦發(fā)布會之外的大型活動，也能起到一定的借鑒意義。